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学校重要活动组织相关规定 发布时间:2012-03-14    浏览次数:

 

    (一)重要活动范围
    1.常规性重要活动如:迎新、开学典礼、教师节、春节团拜会、校庆、毕业典礼等由学院相应部门牵头组织落实。
    2.非常规性重要活动如:上级机关在我校召开的重要会议、各级领导来校参观、考察,种类重要的签约仪式、典礼、国际著名人士的来访等由两办负责组织协调落实。 

    (二)程序
    1.提前召开有关部门协调会,确定方案,明确任务分工。
    2.主办部门负责落实邀请嘉宾名单、制作发放请柬、准备领导讲话稿、拟定活动议程、布置会场、汇总材料、组织签到;保卫部门做好会场周边安全保卫工作。
    3.住宿安排:了解来访者是否需要住宿及其住宿要求、起止时间和房间数量,及时预订。
    4.车辆安排:事前联系确定来访者来校的具体时间,是否安排车辆接送,并根据来访者的其他需要安排相应车辆进行服务。
    5.餐饮安排:根据来访者的日程安排,做好其在校的餐饮安排,并根据校内领导会见的需要,安排相应的工作餐。
    6.会见安排:根据来访者的来访目的,安排相应的会见。安排会见前要充分了解来访者的要求,报领导审批,确定包括参加接待领导和人员,时间、地点、服饰要求、会务等在内的接待方案。
    7.参观安排:根据来访者的要求,安排相应内容的参观。在联系参观时,务必通知被参观单位来访者的身份和需求,方便被参观单位安排接待。